# Ön muhasebe nedir?

> Ön muhasebe, bir işletmenin günlük para ve belge hareketlerinin (kesilen ve gelen faturalar, tahsilatlar, ödemeler, cari hesap bakiyeleri, stok, kasa ve banka) işlem günü kaydedilip izlenmesidir. Yasal defter tutmak ya da beyanname vermek değildir; o işlerin dayandığı eksiksiz belgeyi ve düzenli kaydı üretir.

_Tanım_ · https://poneo.co/rehber/on-muhasebe-nedir · Son güncelleme: 29 Ekim 2026

Ön muhasebenin iki çıktısı vardır. Birincisi işletme sahibi içindir: kimden ne kadar alacağınızı, kime ne kadar borçlu olduğunuzu, kasada ve bankada ne kaldığını, stokta ne bulunduğunu her gün bilmek. İkincisi mali müşavir içindir: ay sonunda yasal deftere işlenecek belgelerin eksiksiz ve sıralı bir setini teslim etmek.

Muhasebe ise bu kayıtları Vergi Usul Kanunu'nun saydığı yasal defterlere geçirmek, dönem sonunda envanter ve değerleme yapmak ve beyannameleri hazırlamaktır; çoğu işletme bu işi sözleşmeyle bir mali müşavire bırakır. Defter tutma yükümlülüğü ise kanunun saydığı mükelleflerindir; başlıcaları ticaret ve sanat erbabı, ticaret şirketleri, serbest meslek erbabı ve çiftçilerdir; vergiden muaf esnaf ve basit usuldekiler gibi istisnalar ayrıca sayılmıştır (VUK md. 172 ve 173).

## Ön muhasebenin kapsadığı işler

Aşağıdaki işlerin hepsi işletmenin içinde ve işlem olduğu gün yapılır. Hiçbiri yasal defter kaydı değildir; hepsi o kaydın hazırlığıdır.

- **Satış belgeleri** Fatura, e-Fatura ya da e-Arşiv fatura, gerektiğinde irsaliye ve serbest meslek makbuzu düzenlemek; satışı teklif ve proforma ile hazırlamak. Belge satışın tarihini ve tutarını sabitler, sonraki bütün kayıtlar ona dayanır.
- **Gelen belgeler ve giderler** Tedarikçiden gelen faturayı, fişi ve gider pusulasını toplamak, gideri doğru kaleme yazmak ve belgeyi saklamak. Kanuna göre tutulan ve üçüncü kişilerle yapılan işlemlere ait kayıtların belgeyle kanıtlanması zorunludur (VUK md. 227); belgesi eksik gider ay sonunda açık soru olarak geri döner.
- **Cari hesaplar** Her müşteri ve tedarikçi için satışı, alışı, tahsilatı ve ödemeyi tek bakiyede izlemek. "Kim bize ne kadar borçlu?" sorusunun cevabı ve vadesi geçen alacak listesi buradan çıkar.
- **Tahsilat ve ödeme** Gelen her ödemeyi ilgili cariye ve faturaya bağlamak; nakit tahsilatta makbuz vermek, kasadan yapılan ödemede tediye makbuzu imzalatmak. Faturası kesilmiş ama tahsil edilmemiş satış kârda görünür, kasada görünmez.
- **Kasa, banka, çek ve senet** Nakdin, banka hesaplarının, alınan ve verilen çek ve senetlerin bakiyesini ve vadesini izlemek. Kasa bakiyesi sayılan parayla, banka bakiyesi hesap dökümüyle her ay tutmalıdır.
- **Stok** Alınan ve satılan malın miktarını ve maliyetini, depolar arası hareketleri kaydetmek. Dönem sonundaki sayım bu kayıtla karşılaştırılır; aradaki fark kârı doğrudan değiştirir.
- **Personel ödemeleri** Ücret ve kesintilerin işletmeye maliyetini önden görmek ve maaş ödemelerini kaydetmek. Resmî bordro ile muhtasar ve prim hizmet beyannamesi ise çoğu işletmede mali müşavirin işidir.

## Ön muhasebe ile muhasebe arasındaki fark

Aynı belge iki kez işlenir: önce işletmede, işlem olduğu gün; sonra yasal defterde, dönemin sonunda. Tablo iki işin nerede ayrıldığını gösterir.

| Konu | Ön muhasebe | Muhasebe (defter ve beyanname) |
| --- | --- | --- |
| Kim yapar | İşletme sahibi ya da bir çalışanı, çoğunlukla bir programla | Çoğu işletmede sözleşmeyle çalışılan mali müşavir |
| Ne zaman | İşlem olduğu gün: fatura kesilirken, ödeme alınırken | Ay ve dönem sonunda, belgeler toplandıktan sonra |
| Nereye yazılır | Cari, stok, kasa ve banka kayıtlarına | Kanunun saydığı yasal defterlere: bilanço esasında yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri; işletme hesabı esasında işletme hesabı defteri; serbest meslekte kazanç defteri (VUK md. 182, 193 ve 210) |
| Ne üretir | Alacak ve borç bakiyeleri, vadesi geçenler, nakit durumu, stok miktarı | KDV, muhtasar ve geçici vergi beyannameleri, yıllık beyanname, bilanço ya da işletme hesabı özeti |
| Dönem sonunda | Sayım sonucunu, alacak-borç listesini, çek ve senet dökümünü hazırlamak | Envanter ve değerleme: amortisman, reeskont, şüpheli alacak karşılığı |
| Hata nerede görünür | Bakiyesi tutmayan cari, kasada açık, kayıtla uyuşmayan stok | Düzeltme beyannamesi, ceza, incelemede açıklanamayan fark |

## Ön muhasebeye kimler ihtiyaç duyar?

Fatura kesen ve fatura alan her işletme ön muhasebe yapar; fark, bunu ne kadar düzenli yaptığındadır. Gereken kaydın ayrıntısını defter türü belirler. Her türlü ticaret şirketi birinci sınıf tüccardır ve bilanço esasına göre defter tutar (VUK md. 176 ve 177); dönem sonunda envanter çıkarılıp bilanço düzenlendiği için cari, stok, kasa ve banka kayıtlarının tamamı gerekir.

İşletme hesabı esasına göre defter tutan [şahıs işletmeleri](https://poneo.co/ozellikler/sahis-sirketi-on-muhasebe-programi) için ön muhasebenin ağırlığı gelir, gider ve tahsilattadır: işletme hesabının bir tarafına gider, öbür tarafına hasılat yazılır (VUK md. 194). [Serbest meslek erbabı](https://poneo.co/ozellikler/serbest-meslek-on-muhasebe-programi) da kazanç defterine giderlerini ve tahsil ettiği ücretleri yazar, her tahsilat için serbest meslek makbuzu düzenler (VUK md. 210 ve 236).

Hangi esasa tabi olduğunuzu şirket türünüz ile yıllık alış, satış ya da hasılat tutarınız belirler; bu sınırlar her yıl güncellenir. Kendi durumunuzu [defter sınıfı aracı](https://poneo.co/hesaplama/defter-sinifi)nda görebilirsiniz.

## Ön muhasebe tabloyla mı, programla mı yapılır?

Birkaç müşterisi ve ayda bir avuç faturası olan işletme ön muhasebeyi bir tabloyla da yürütebilir. Tablonun sınırı belge sayısından değil kopyadan gelir: aynı müşteri iki dosyada iki ayrı bakiyeyle durmaya, tahsilat faturadan başka bir yere yazılmaya başladığında doğru bakiye kaybolur. e-Fatura ya da e-Arşiv'e geçmiş bir işletmede belge zaten elektronik doğar; onu elle tabloya taşımak hem zaman hem hata kaynağıdır.

Bu işleri tek kayıttan yürüten yazılıma [ön muhasebe programı](https://poneo.co/) denir: fatura kesildiğinde cari bakiye, stok ve KDV özeti kendiliğinden güncellenir, çoğu programda mali müşavir de aynı kayda kendi ekranından bakar. PONEO da bu programlardan biridir. Hangisinin size uyduğunu marka yerine ölçütle seçmek için ["Ön muhasebe programı nasıl seçilir?" rehberi](https://poneo.co/rehber/on-muhasebe-programi-nasil-secilir) sorulacak soruları sırayla verir.

Tabloyla da programla da değişmeyen şey iş bölümüdür: belgeyi düzenlemek, toplamak ve günü gününe kaydetmek işletmede; deftere işlemek, değerlemek ve beyan etmek çoğu işletmede müşavirde kalır. Hangi işin kimde olduğunu ve cezanın kime kesildiğini [müşavir ile mükellef arasındaki iş bölümü yazımız](https://poneo.co/blog/mali-musavir-mukellef-is-bolumu)da, her ay müşavire neyin gönderileceğini de [aylık belge listemiz](https://poneo.co/blog/aylik-belge-teslimi-mali-musavire-ne-gonderilir)de tek tek saydık.

## Sık sorulan sorular

### Ön muhasebe ile genel muhasebe arasındaki fark nedir?

Ön muhasebe işletmenin içinde, işlem olduğu gün tutulan kayıtlardır: fatura, tahsilat, ödeme, cari, stok, kasa ve banka. Genel muhasebe bu kayıtları Vergi Usul Kanunu'nun saydığı yasal defterlere geçirir, dönem sonunda envanter ve değerlemeyi yapar ve beyannameleri hazırlar. Birincisi işletmeyi yönetmeye, ikincisi vergi ve kanun ödevlerini yerine getirmeye yarar; ikincisinin doğruluğu birincisine dayanır.

### Ön muhasebe kayıtları yasal defter yerine geçer mi?

Hayır. Yasal defterler kanunda sayılıdır: bilanço esasında yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri (VUK md. 182), işletme hesabı esasında işletme hesabı defteri (md. 193), serbest meslekte serbest meslek kazanç defteri (md. 210). Ön muhasebe programındaki kayıtlar bu defterlere işlenecek bilgiyi hazırlar; defterin kendisi değildir ve tasdik ya da berat yerine geçmez.

### Ön muhasebe yapmak için muhasebe bilgisi gerekir mi?

Borç-alacak kaydı ve hesap planı bilgisi gerekmez; ön muhasebe belgeyi doğru düzenlemek, doğru kişiye bağlamak ve günü gününe kaydetmektir. Gereken bilgi daha çok belgelerle ilgilidir: hangi satışta fatura, hangi alımda gider pusulası düzenlenir, nakit tahsilatta ne verilir, kasadan çıkan paraya ne imzalatılır. Bu terimlerin kısa tanımlarını muhasebe sözlüğümüzde topladık; yevmiye kaydı ve dönem sonu değerlemesi ise muhasebenin, yani çoğu işletmede mali müşavirin işidir.

### Ön muhasebe kayıtları hangi sıklıkla girilmeli?

İşlem olduğu gün. Faturayı kesildiği ya da geldiği gün, tahsilatı ve ödemeyi gerçekleştiği gün kaydetmek cari bakiyeyi ve nakit durumunu her an doğru tutar. Ay sonunda biriken belgeyi tek seferde girmek hem vadesi geçen alacağı geç fark ettirir hem de müşavire teslim gününe iş yığar; haftalık bir kontrol, gözden kaçan belgeyi ay bitmeden yakalar.

---

Kaynak: https://poneo.co/rehber/on-muhasebe-nedir
İlgili rehber — Ön muhasebe programı nasıl seçilir?: https://poneo.co/rehber/on-muhasebe-programi-nasil-secilir
İlgili rehber — PONEO kime uygun değil?: https://poneo.co/rehber/poneo-kime-uygun-degil
İlgili rehber — Muhasebe sözlüğü: https://poneo.co/rehber/muhasebe-sozlugu