Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Aydınlatma Metni

İstanbul Ticaret Sicil Müdürlüğünde kayıtlı, 0732204088200001 MERSİS numaralı PONEOM TEKNOLOJİ ANONİM ŞİRKETİ (“Şirket” veya “Poneo”) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun" veya "KVKK") kapsamında Veri Sorumlusu sıfatıyla işlediğimiz kişisel verilerinize ilişkin sizleri şeffaf, anlaşılır ve hukuka uygun bir biçimde bilgilendirmek istiyoruz.

İşbu Aydınlatma Metni, aydınlatma yükümlülüğümüzün bir gereği olup; açık rıza beyanlarınızı içeren metinlerden tamamen bağımsızdır. Açık rıza gerektiren veri işleme faaliyetlerimiz için onaylarınız, bu metinden ayrı olarak, özgür iradenize dayalı "opt-in" (aktif işaretleme) yöntemiyle alınmaktadır.

İŞLENEN KİŞİSEL VERİLER#

İşbu Aydınlatma Metni'nde belirtilen kişisel veri işleme amaçlarımızı gerçekleştirebilmek amacıyla, sizlerin aşağıdaki kişisel verilerini "işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma" ilkesine uygun olarak işlemekteyiz:

• Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, T.C. Kimlik numarası, VKN, unvan, imza sirküleri/beyannamesi bilgileri.
• İletişim Bilgileri: E-posta adresi, telefon numarası, işletme adresi, KEP adresi.
• Müşteri İşlem Bilgileri: Kullanılan Poneo ürünleri ve lisansları, talep ve şikayet bilgileri, ürün değerlendirmeleri, müşteri numarası, faaliyet alanı, sektör bilgileri, uygulama içi hareket ve kullanım alışkanlıkları.
• Finans Bilgileri: Vergi levhası, ödeme ve fatura bilgileri, IBAN, banka hesap bilgileri, cari hesap bilgileri.
• İşlem Güvenliği Bilgileri: IP adresi, log kayıtları, oturum açma şifresi, uygulama giriş-çıkış saatleri, cihaz ve tarayıcı bilgileri.
• Pazarlama Bilgileri: Çerez kayıtları, anket ve kampanya katılım bilgileri, kullanım alışkanlıklarına dayalı analiz verileri.
• Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Dilediğiniz takdirde uygulamaya yüklemiş olduğunuz profil fotoğrafınız, müşteri hizmetleri ile yapılan görüşme ses kayıtları.

(Not: Şirketimiz, kural olarak Kanun'un 6. maddesinde sayılan özel nitelikli kişisel verilerinizi (biyometrik veri, sağlık verisi vb.) işlemez. Uygulama kapsamında biyometrik imza veya benzeri bir teknoloji kullanılması halinde, bu işlem münhasıran ayrı bir açık rıza metnine tabi tutulacaktır.)

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI, HUKUKİ SEBEPLERİ VE AKTARILAN TARAFLAR#

Kişisel verileriniz, Kanun'un 4. maddesindeki genel ilkeler ışığında, spesifik amaçlarla ve aşağıda belirtilen hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir.

A. Sözleşmenin İfası ve Temel Hizmetlerin Sunulması#

• İşleme Amacı: Poneo uygulaması ve internet sitesi üzerinden üyelik kaydınızın oluşturulması, yazılım hizmetlerinin (sistem, veri tabanı, network, web sayfası vb.) sunulması, fatura ve ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi, hata ve sorunların giderilmesi.
• Hukuki Sebep: Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
• Aktarılan Taraf ve Amaç: Yurtiçindeki teknik altyapı tedarikçileri, ödeme kuruluşları ve e-dönüşüm entegratörleri (Sadece hizmetin ifası için zorunlu olan veriler, maskeleme teknikleri kullanılarak aktarılır).

B. Hukuki Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi ve Hakların Korunması#

• İşleme Amacı: Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarından (mahkemeler, Gelir İdaresi Başkanlığı vb.) gelen bilgi taleplerinin karşılanması, log kayıtlarının 5651 sayılı Kanun kapsamında tutulması, olası uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması.
• Hukuki Sebep: Kanun m. 5/2-ç (Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması) ve m. 5/2-e (Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması).
• Aktarılan Taraf ve Amaç: Yetkili kamu kurumları, bağımsız denetim firmaları ve hukuken yetkili avukatlar/danışmanlar.

C. Meşru Menfaat Kapsamındaki İşlemler#

• İşleme Amacı: Şirket içi denetim faaliyetlerinin yürütülmesi, müşteri ilişkileri yönetimi, bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi ve sahteciliğin önlenmesi.
• Hukuki Sebep: Kanun m. 5/2-f (İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması). Bu kapsamda şirketimizce "denge testi" yapılmış olup, temel haklarınızın ihlal edilmemesi güvence altına alınmıştır.

D. Açık Rızaya Dayalı İşlemler (Pazarlama, Çerezler)#

• İşleme Amacı: Hedefli reklam gösterimi, kişiselleştirilmiş kampanya sunumu, analitik ve pazarlama çerezlerinin kullanımı, ticari elektronik ileti gönderimi.
• Hukuki Sebep: Kanun m. 5/1 (İlgili kişinin açık rızası).
• Aktarılan Taraf: Yurtiçi pazarlama ve analiz iş ortakları (Sadece açık rıza vermeniz halinde).

YAPAY ZEKA SİSTEMLERİ VE VERİ İŞLEME SÜREÇLERİ#

Poneo olarak, sizlere daha iyi bir yazılım deneyimi sunmak amacıyla yapay zeka (YZ) teknolojilerinden faydalanmaktayız. YZ süreçlerindeki veri işleme politikamız, şeffaflık ve ölçülülük ilkeleri gereği aşağıdaki gibidir:

1. Anonimleştirme Esası: Yapay zeka modellerimizin eğitilmesi ve algoritmalarımızın geliştirilmesi süreçlerinde, kural olarak kişisel verileriniz anonimleştirilerek (kimliğinizle ilişkilendirilemeyecek hale getirilerek) kullanılır.
2. Açık Rıza Zorunluluğu: Yapay zeka modellerinin, doğrudan sizin kişisel verileriniz (anonimleştirilmemiş müşteri işlem verileri, finansal veriler vb.) üzerinden eğitilmesi, profilleme yapılması veya size özel otomatik kararlar üretilmesi işlemleri, yalnızca bu amaca yönelik vereceğiniz "Açık Rıza"ya tabidir.
3. Hizmet Şartına Bağlamama: Yapay zeka modellerinin eğitimi için verilerinizin kullanılmasına onay vermemeniz, Poneo'nun temel yazılım ve muhasebe hizmetlerinden yararlanmanıza kesinlikle engel teşkil etmez. Rıza süreci, hizmetin ifasından tamamen ayrıştırılmıştır.
4. Veri İzolasyonu: Kurumsal müşterilerimizin verileri, ticari sır ve veri güvenliği prensipleri gereği ayrıştırılmış (izole edilmiş) veri tabanlarında tutulur; bir müşterinin verisi, açık rızası olmaksızın başka bir müşteriye hizmet veren YZ modelinin eğitilmesinde kullanılamaz.

KİŞİSEL VERİLERİN YURT DIŞINA AKTARILMAMASI#

Poneo tarafından işlenen kişisel veriler yurt dışına aktarılmamakta ve kişisel verilerin yurt dışında saklanmasına veya işlenmesine yönelik bir veri işleme faaliyeti yürütülmemektedir. Poneo tarafından kişisel veri içeren hizmet süreçlerinde kullanılan teknik altyapı ve hizmet sağlayıcılar, kişisel verilerin yurt dışına aktarılmaması esasına uygun şekilde yapılandırılmaktadır.

VERİ SORUMLUSU VE VERİ İŞLEYEN AYRIMI (Sorumluluk Sınırları)#

Poneo uygulamasını kullanırken, kendi müşterilerinize, çalışanlarınıza veya üçüncü kişilere ait kişisel verileri sisteme kaydetmeniz durumunda;

• Bu veriler bakımından Veri Sorumlusu SİZ (Kullanıcı/Müşteri),
• Sadece sizin talimatlarınız doğrultusunda teknik altyapı sağlayan Poneo ise "Veri İşleyen" sıfatını taşır.

Bu kapsamda; sisteme yüklediğiniz üçüncü kişilere ait veriler için KVKK m.10 uyarınca aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek ve gerekiyorsa açık rızalarını almak tamamen sizin yasal sorumluluğunuzdadır. Poneo, veri işleyen sıfatıyla yalnızca KVKK m.12 kapsamındaki veri güvenliğini (siber güvenlik, şifreleme vb.) sağlamakla yükümlüdür.

KİŞİSEL VERİ TOPLAMA YÖNTEMİ VE İSPAT YÜKÜMLÜLÜĞÜ#

Kişisel verileriniz; internet sitemiz, mobil uygulamamız, üyelik formları, iletişim formları, çerezler (cookies), API entegrasyonları, e-posta, çağrı merkezi görüşmeleri ve uzak bağlantı destek platformları aracılığıyla tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elektronik ve fiziki ortamlarda toplanmaktadır.

Şirketimiz, aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirildiğini ve açık rızaların hukuka uygun olarak alındığını ispat etmekle yükümlü olduğundan; onay işlemlerinize ait log kayıtları (IP adresi, tarih, saat ve onaylanan metin versiyonu) zaman damgalı olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır.

VERİ SAKLAMA, İMHA POLİTİKASI VE VERİ GÜVENLİĞİ#

• Saklama Süresi: Kişisel verileriniz, işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre kadar veya ilgili kanunlarda (TTK, VUK, 5651 sayılı Kanun vb.) öngörülen yasal zamanaşımı süreleri boyunca saklanır.
• İmha: İşleme amacının ortadan kalkması veya yasal saklama sürelerinin dolması halinde, kişisel verileriniz Şirketimizin "Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası" uyarınca resen veya talebiniz üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
• Veri Güvenliği (İdari ve Teknik Tedbirler): Şirketimiz; verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek amacıyla sızma testleri, ağ güvenliği, veri maskeleme, çalışanlara yönelik KVKK eğitimleri, yetki matrisleri ve bağımsız denetim mekanizmaları gibi gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almaktadır. Olası bir veri ihlali durumunda, yasal süresi içerisinde tarafınıza ve Kurul'a bildirim yapılacaktır.

İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI VE BAŞVURU YÖNTEMİ#

Kanun’un 11. maddesi uyarınca veri sahibi olarak aşağıdaki haklara sahipsiniz:

1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
2. İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
3. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
4. Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
5. Kanun'da öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme,
6. Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler (Yapay Zeka vb.) vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
8. Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Başvuru Yöntemi:

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak ile ilgili taleplerinizi, "Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ"e uygun olarak;

• Yazılı olarak: Hasanpaşa Mah. Nabizade Sk. B Blok No: 82 İç Kapı No: 1 Kadıköy/İstanbul adresine ıslak imzalı dilekçe ile,
• Güvenli Elektronik İmza / Mobil İmza ile: Sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanarak info@poneo.co adresine,
• KEP Adresi üzerinden: Şirketimizin resmi KEP adresine iletebilirsiniz.

Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak, etkin ve hukuka uygun bir biçimde sonuçlandırılacaktır.

VERİ SORUMLUSU:#

Unvan: PONEOM TEKNOLOJİ ANONİM ŞİRKETİ

Mersis No: 0732204088200001

Vergi Dairesi / No: Kadıköy / 7322040882

Adres: Hasanpaşa Mah. Nabizade Sk. B Blok No: 82 İç Kapı No: 1 Kadıköy/İstanbul

Web Sitesi: https://poneo.co/