Karar rehberi

Ön muhasebe programı nasıl seçilir?

Bu sayfa bir ürün tanıtımı değil. Hangi programa bakıyor olursanız olun aynı sırayla sorulması gereken soruları, toplam maliyetin nasıl hesaplandığını ve sözleşmeden önce fark edilmesi gereken maddeleri anlatır.

Rakip adı geçmez
Rakamlar tek kaynaktan türer
Satış metni değil karar metni

Kararı fiyat listesinden değil KENDİ İHTİYAÇ LİSTENİZDEN başlatın. Sırasıyla şunu netleştirin: e-Belge zorunluluğunuz var mı, aylık kaç belge alıp gönderiyorsunuz, mali müşavirinizle aynı ekranda çalışacak mısınız, kaç kişi kullanacak, satış kanallarınız programla konuşmak zorunda mı ve verinizi çıkarmak istediğinizde ne oluyor. Bu altı cevap elinizdeyken aday sayısı genelde ikiye iner.

Fiyat karşılaştırmasını abonelik tutarı üzerinden yapmayın: kontörlü ürünlerde toplam maliyet aboneliğe belge başına ücretin eklenmesiyle çıkar, kontörsüz ürünlerde ise abonelik tek başına toplamdır. İki modeli aynı sütunda kıyaslamak, belge hacmi yüksek bir işletmeye yılda dört haneli bir farkı gözden kaçırtır.

Karar kriteri: 6 madde
Okuma: ~8 dk
Sık sorulan: 6 soru

Karar kriterleri

Karar kriterleri: sorulacak altı soru

Kendi rakamlarınızla hesaplayıne-Fatura Kontör Maliyeti · ücretsiz, üyeliksiz

Sıra önemli. Üstteki iki soru adayların çoğunu eler; alttakiler kalanların arasından seçtirir. Cevaplarınızı yazın — satış görüşmesinde aynı soruları aynı sırayla sormak, ürünlerin gerçekten farklılaştığı yeri ortaya çıkarır.

1. e-Belge zorunluluğunuz var mı, hangi belgeler?e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM ayrı ayrı kapsamlardır; bir programın "e-Dönüşüm var" demesi dördünü birden verdiği anlamına gelmez. Zorunluluğunuzu ciro ve sektör hadleriyle önden kontrol edin, sonra aday programın hangi belgeyi hangi pakette verdiğini tek tek sorun. Yaygın hata: e-Arşiv kesebilen bir paketi e-Fatura sanıp almak.

2. Kontörlü model mi, kontörsüz model mi?Kontörlü üründe her e-Belge hareketi kontör düşer ve çoğu üründe GÖNDERME ile ALMA ayrı ayrı sayılır. Kontörsüz üründe abonelik tek başına toplam maliyettir. Belge hacminiz düşük ve düzensizse kontörlü model ucuz kalır; yüksek ve düzenliyse kontörsüz ya da toplu kontör paketi olan ürünler öne geçer. Kararı vermeden önce bir sonraki bölümdeki hesabı kendi adedinizle yapın.

3. Mali müşavirinizle ortak mı çalışacaksınız?Müşaviriniz aynı veriye canlı bakabiliyorsa ay sonu mutabakatı büyük ölçüde kayboluyor. Sorulacak üç şey var: müşavir erişimi ücretli mi, müşavirin mükellef başına ödediği bir bedel var mı, müşavir kendi panelinden mi yoksa sizin kullanıcınızla mı giriyor. Bazı ürünlerde müşavir kanalı hiç yok — bu bir eksiklik değil tercih, ama sizin çalışma biçiminizle uyuşmuyorsa eleme sebebidir.

4. Kaç kullanıcı olacaksınız?Kullanıcı başına ücret alan ürünlerde üç kişilik bir ekipte abonelik iki-üç katına çıkar; ilan edilen tutar tek kullanıcı içindir. Sınırsız kullanıcı veren ürünlerde ise ekip büyümesi maliyeti değiştirmez. Bugünkü kişi sayınızı değil, on iki ay sonraki sayınızı hesaba katın — program değiştirmenin maliyeti ek kullanıcı ücretinden yüksektir.

5. e-ticaret ve pazaryeri entegrasyonu gerekiyor mu?Satışınız pazaryerlerinden geliyorsa sipariş–stok–fatura akışının otomatik olması gerekir; bunu elle yürütmek belge sayısı arttıkça sürdürülemez. Entegrasyon listesini ADET olarak değil KENDİ KANALLARINIZ olarak sorun: elli entegrasyonu olan ama sizin pazaryerinizi desteklemeyen bir ürün, sizin için sıfır entegrasyonlu üründür.

6. Veriyi taşımak ve çıkarmak ne kadar kolay?İki yön de sorulmalı. Girişte: mevcut programınızdaki cari, stok ve bakiye kayıtları hangi biçimde aktarılıyor, aktarım ücretli mi? Çıkışta: aboneliğiniz bittiğinde belgelerinizi ve kayıtlarınızı standart bir biçimde indirebiliyor musunuz? İkinci sorunun cevabı yazılı değilse, seçtiğiniz program bir tercih değil bir bağlılık olur.

Kontör modeli: "dahil kontör" ile "birim fiyat" aynı şey değil

Kontörlü ürünlerin pazarlaması iki farklı sayıyı yan yana koyup ikisini de avantaj gibi sunuyor: pakete DAHİL kontör adedi ve dahil kontör bittikten sonraki BİRİM FİYAT. Bunlardan yalnızca ikincisi uzun vadeli maliyetinizi belirler. Dahil kontör bir kereye mahsustur ve genellikle dönem başında tanımlanır; birim fiyat ise abone kaldığınız her ay çalışır.

Yaygın hata şu: daha çok hediye kontör veren ürünü, birim fiyatı daha yüksek olduğu hâlde tercih etmek. Hediye adedi ihtiyacınızı karşılıyorsa fazlası işe yaramaz; karşılamıyorsa fark zaten birim fiyatta kapanır. Ayda 100 e-Belge hareketi yapan bir işletme yılda 1.200 kontör kullanır — bu ölçekte iki ürünün hediye adedi arasındaki fark birkaç haftalık kullanıma denk gelirken, birim fiyattaki iki katlık fark on iki ay boyunca sürer.

Doğru hesap üç adımda çıkar. Bir: aylık belge hareketinizi bulun — GÖNDERDİĞİNİZ ve ALDIĞINIZ belgeleri toplayın, çoğu üründe ikisi de kontör düşürür ve yalnızca kestiğiniz faturayı saymak maliyeti olduğundan düşük gösterir. İki: on iki ile çarpıp yıllık kontör ihtiyacınızı bulun, hediye adedini düşün (hediye tek seferlikse yalnız ilk yıl). Üç: kalanı birim fiyatla çarpın ve yıllık abonelik tutarına ekleyin. Karşılaştırılacak sayı budur; abonelik tutarı tek başına değil.

Örnek hesap

Örnek hesap: aynı yöntem, dört farklı hacim

Aşağıdaki tablo yukarıdaki üç adımı somutlaştırıyor. Varsayımlar: yıllık ödemede hesabın ilk satın alımında bir kez 300 kontör hediye eden, her e-Belge hareketinde 1 kontör düşen ve hediye bittikten sonra kontörü 1,50 ₺ + KDV'den satan bir ürün. Hareket, gönderilen ve alınan belgelerin TOPLAMIDIR. Kendi adedinizi ve baktığınız ürünün kendi rakamlarını koyarak aynı tabloyu kurun — abonelik tutarı bilerek tabloya girmiyor, çünkü buradaki soru "kontör bana ne kadara patlar".

Örnek hesap: aynı yöntem, dört farklı hacim
Aylık belge hareketi	Yıllık kontör ihtiyacı	İlk yıl ek maliyet	Sonraki yıllar ek maliyet
25 hareket	300 kontör	0 ₺ + KDV	450 ₺ + KDV
50 hareket	600 kontör	450 ₺ + KDV	900 ₺ + KDV
100 hareket	1.200 kontör	1.350 ₺ + KDV	1.800 ₺ + KDV
250 hareket	3.000 kontör	4.050 ₺ + KDV	4.500 ₺ + KDV

Son iki sütun, yıllık abonelik tutarının ÜZERİNE eklenir. Hediye yalnız ilk yıl düşüldüğü için kalıcı maliyet son sütundur. Kontörsüz bir ürünle karşılaştırırken bu toplamı kullanın; yalnızca abonelikleri kıyaslamak yüksek hacimde yanıltıcıdır.

Kırmızı bayraklar

Kırmızı bayraklar: sözleşmeden önce bakın

Kendi rakamlarınızla hesaplayıne-Fatura Kontör Maliyeti · ücretsiz, üyeliksiz

Hiçbiri tek başına eleme sebebi değil; hepsi açıklama isteyen maddeler. Cevabı yazılı alın — satış görüşmesinde söylenen şey sözleşmede yoksa yoktur.

Fiyat sayfasında yazmayan kurulum, eğitim veya açılış bedeliİlan edilen aylık tutarın yanında tek seferlik bir bedel çıkıyorsa bu ilk yılın maliyetini ciddi biçimde değiştirir. Sorulacak cümle nettir: "İlk faturada abonelik dışında hangi kalemler yer alacak?"

Kullanıcı başına ücretİlan edilen tutar çoğu üründe tek kullanıcı içindir. Ekip sayınızı söyleyip TOPLAM tutarı isteyin; ayrıca mali müşavir erişiminin bu sayıya dâhil olup olmadığını ayrıca sorun.

Veriyi dışa aktarma kısıtıCari, stok ve belge kayıtlarınızı standart biçimlerde indirebilmeniz yazılı olmalı. "Talep üzerine veriyoruz" bir taahhüt değildir; abonelik bittikten sonra indirme hakkınızın ne kadar süre açık kaldığını da sorun.

Denemede kredi kartı istenmesiKart isteyen denemelerde süre dolduğunda hesap çoğu zaman kendiliğinden ücretli plana geçiyor. Kart veriyorsanız iki şeyi netleştirin: otomatik geçiş var mı ve iptal hangi ekrandan, kaç adımda yapılıyor.

Deneme süresinin ürünü göstermeye yetmemesiKısa deneme tek başına kötü bir işaret değil ama planlama gerektirir: süre başlamadan önce gerçek verinizden küçük bir kesit hazırlayın ve denemede kendi akışınızı (bir fatura kesin, bir gelen belgeyi işleyin, bir raporu alın) baştan sona yürütün. Boş bir hesapta gezinmek ürünü göstermez.

Fiyatın hiç yayımlanmaması"Teklif alın" ile ilerleyen ürünlerde tutar müşteriye göre değişebiliyor ve karşılaştırma imkânsızlaşıyor. Yazılı teklif isteyin; teklifte geçerlilik süresi ve yenileme dönemindeki artış kuralı yazmıyorsa ikinci yıl sürpriz olur.

Kararı nasıl kapatırsınız

Aday sayısını ikiye indirdikten sonra ikisini de deneyin ve denemede aynı işi yapın: bir satış belgesi kesin, gelen bir tedarikçi belgesini işleyin, bir cari hesabı açıp bakiyesini kontrol edin ve dönem raporunu alın. Aynı işi iki üründe yürütmek, özellik listelerinin göstermediği farkı — kaç ekran, kaç tıklama, hangi adımda takılıyorsunuz — bir saatte ortaya çıkarır.

Son adım maliyeti tek satıra indirmek: yıllık abonelik + yıllık kontör maliyeti + varsa kullanıcı ücreti + varsa tek seferlik bedel. İki adayın bu toplamı yakınsa kararı fiyat vermez; müşavirinizle çalışma biçiminiz, satış kanallarınızın desteklenmesi ve verinizi geri alma koşulunuz verir.

S.S.S.

Sık sorulan sorular

Ön muhasebe programı seçerken ilk neye bakılmalı?

İlk bakılacak şey fiyat değil kapsam: e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM'den hangilerine zorunlusunuz ve aday program bunları hangi pakette veriyor? Kapsam netleşmeden yapılan fiyat karşılaştırması farklı işleri yapan iki ürünü yan yana koyar. Kapsamdan sonraki sıra: belge hacminiz, mali müşavirle ortak çalışma biçiminiz, kullanıcı sayınız, satış kanallarınız ve verinizi dışa aktarma koşulları.

Kontörlü program mı kontörsüz program mı daha ucuz?

Belge hacminize bağlı ve tek cümlelik bir cevabı yok. Kontörlü üründe toplam maliyet abonelik + (yıllık belge hareketi − hediye kontör) × birim fiyattır; kontörsüz üründe abonelik tek başına toplamdır. Düşük ve düzensiz hacimde kontörlü model genellikle ucuz kalır, çünkü kullanmadığınız kapasiteye ödeme yapmazsınız. Yüksek ve düzenli hacimde kontörsüz ürünler ya da toplu kontör paketleri öne geçer. Kıyası mutlaka iki toplam üzerinden yapın.

Bir programın yıllık toplam maliyeti nasıl hesaplanır?

Dört kalem toplanır: yıllık abonelik tutarı, yıllık kontör maliyeti (yıllık belge hareketinden hediye kontör düşülür, kalan birim fiyatla çarpılır; hediye tek seferlikse ikinci yıldan itibaren düşülmez), varsa kullanıcı başına ücretin ekip sayısıyla çarpımı ve varsa tek seferlik kurulum/eğitim bedeli. Belge hareketi hesaplanırken GÖNDERİLEN ve ALINAN belgeler birlikte sayılır — çoğu üründe ikisi de kontör düşürür. KDV durumunu da not edin: bazı tutarlar KDV hariç ilan edilir, bazıları net.

Mali müşavirimin kullandığı programı mı seçmeliyim?

Zorunlu değil ama ciddi bir avantaj. Müşaviriniz aynı veriye canlı bakabildiğinde ay sonu belge toplama ve mutabakat yükü büyük ölçüde kalkar. Müşavirinizin tercihi sizin ihtiyacınızla çelişiyorsa (örneğin sizin pazaryeri entegrasyonuna ihtiyacınız var, onun programında yok) kendi ihtiyacınıza göre seçin ve müşavirinize ortak erişim verebileceğiniz bir ürün arayın. Sorulacak soru şu: bu programda müşavir erişimi ücretli mi?

Denemede kredi kartı istenmesi normal mi?

Yaygın ama zorunlu değil; kart istemeyen ürünler de var. Kart veriyorsanız iki maddeyi netleştirin: süre dolduğunda hesap otomatik olarak ücretli plana geçiyor mu ve iptal hangi ekrandan kaç adımda yapılıyor? Ayrıca deneme boyunca girdiğiniz kayıtların abone olduğunuzda korunup korunmadığını sorun — silinen bir taslak, denemede harcadığınız zamanı da siler.

Bir programdan çıkarken verilerimi geri alabilir miyim?

Bu, sözleşmeden önce yazılı cevabı alınması gereken sorudur. Cari kartlar, stok kayıtları, bakiyeler ve düzenlenmiş belgeler standart biçimlerde (tablo dosyası, XML/PDF belge arşivi) indirilebiliyor olmalı; ayrıca abonelik bittikten sonra indirme hakkınızın ne kadar süre açık kaldığı belirtilmeli. Yasal saklama yükümlülüğünüz devam ettiği için bu bir kolaylık değil gerekliliktir.

Diğer rehber

PONEO kime uygun değil?PONEO'yu almamanız gereken beş durumu açıkça yazdık: pazaryeri odaklı satış, çok yüksek belge hacmi, salt belge kesme, bütçe önceliği, uzun deneme şartı.Okuyun

Sorunuz mu var?
Hemen bizi arayın.

0555 425 58 20 E-posta gönderin