e-Fatura Kontör Maliyeti Hesaplama

Kontör nedir?

Kontör, e-Belge işlemlerinde kullanılan işlem birimidir. e-Fatura, e-Arşiv, e-SMM ve e-İrsaliye gibi belgelerin GİB entegratörü üzerinden işlenmesi bir kontör tüketir. Abonelik bedeli yazılımın kullanımını kapsar; kontör ise belge trafiğinin karşılığıdır. Bu yüzden iki işletme aynı paketi kullansa da belge hacimleri farklıysa yıllık maliyetleri farklı olur.

Kontör yalnızca PONEO PRO paketinde işler; PRO entegratör hattı üzerinden çalışır. PONEO LITE ise GİB portalı üzerinden çalıştığı için yapılan işlemler kontör tüketmez — LITE kullanıyorsanız bu hesabı yapmanıza gerek yoktur.

Hangi işlemlerde kontör düşer?

Kontör hesabında sık yapılan bir hata, yalnızca kesilen faturaları saymaktır. Oysa her belge hareketi — gönderme ve alma ayrı ayrı — 1 kontör düşer:

• Müşterinize kestiğiniz e-Fatura ve e-Arşiv faturaları
• Düzenlediğiniz e-SMM (serbest meslek makbuzu)
• Sevkiyat için oluşturduğunuz e-İrsaliye
• Tedarikçinizden gelen e-Fatura ve e-İrsaliyeler

Gelen belgeler de giden belgeler gibi kontör tüketir; bütçe planlarken bu kalemi eklemezseniz gerçek maliyetin altında bir rakam çıkar.

Kontör maliyeti nasıl hesaplanır?

Hesaplayıcının kullandığı formül üç adımdan oluşur:

1. Yıllık kontör = (aylık gönderilen + aylık alınan belge sayısı) × 1 kontör × 12
2. Ek kontör = yıllık kontör − hediye kontör (PRO aylıkta 100, PRO yıllıkta 300; ilk satın alımda bir kez tanımlanır, her ay yenilenmez)
3. Toplam maliyet = PRO abonelik bedeli + (ek kontör × 1,50 ₺)

Tüm tutarlar KDV hariçtir; hesaplayıcı KDV dahil karşılığını ayrıca gösterir. Belge başına ortalama maliyet, abonelik dahil toplam tutarın yıllık kontör adedine bölünmesiyle bulunur — hacim arttıkça bu rakam düşer.

Örnek hesaplama

Bu hesap bir örnektir; kendi belge adetlerinizi yukarıdaki hesaplayıcıya girerek işletmenize özgü sonucu görün. Rakamlar hesaplayıcıyla aynı motordan çıkar.

PRO aylık mı, PRO yıllık mı?

PRO'da yıllık ödeme iki yönden avantajlıdır: abonelik bedeli 12 aylık ödemeye göre belirgin şekilde düşüktür ve hediye kontör 100 yerine 300 adede çıkar. Hesaplayıcı aynı belge hacmi için iki dönemi de çalıştırır ve aradaki farkı gösterir; kararı rakama bakarak verebilirsiniz.

Sık yapılan hatalar

• Hediye kontörü her ay yenilenen bir kota saymak. Hediye kontör tek seferliktir: örnekteki 300 kontör, ayda 160 belge hareketinde 2. ayda biter ve sonraki her belge 1,50 ₺ + KDV'den ek kontör olarak yazılır. Doğrusu, hediye kontörü yıllık ihtiyaçtan bir kez düşmektir; hesaplayıcının “ek kontör” satırı bunu yapar.
• Yıllık ihtiyacı yoğun ayla çarpmak. Araç girdiğiniz aylık adedi 12 ile çarpar. Mevsimlik çalışan bir işletmede yoğun sezon adedini girerseniz ihtiyaç olduğundan yüksek, sakin ay adedini girerseniz olduğundan düşük çıkar. Doğrusu, son on iki ayın toplam belge sayısını 12'ye bölüp ortalamayı girmektir.
• Belge başı maliyeti birim fiyatla bir tutmak. Ek kontörün fiyatı 1,50 ₺ + KDV'dir, ama abonelik bedeli de belgelere yayılır: örnekte belge başına ortalama maliyet 5,43 ₺ çıkar. Doğrusu, karar verirken “belge başına ortalama maliyet” satırına bakmaktır; hacim büyüdükçe bu rakam birim fiyata yaklaşır.
• Bütçeyi KDV hariç tutarla yapmak. Abonelik ve ek kontör fiyatları KDV hariç gösterilir. Örnekte yıllık toplam KDV hariç 10.430,00 ₺, KDV dahil 12.516,00 ₺'dir. Doğrusu, nakit çıkışını KDV dahil tutarla planlamaktır.