Eski müşavirinizden defterler ve berat dosyaları, kapanış mizanı, stok listesi, amortisman tablosu, cari hesap ekstreleri, verilen beyannameler ile e-beyanname, e-Fatura ve SGK erişim bilgilerini devralmanız gerekir. Hepsi imzalı tek bir tutanağa bağlanır. Defterler ve beyannameler devrin görünen kısmı; asıl tıkanma stok listesi, amortisman tablosu ve devreden KDV gibi kalemlerde yaşanıyor. Bunlar olmadan açılış fişi kesilemiyor ve ilk beyanname bile doğru verilemiyor.
Devralınacak 11 Kalem#
Devir listesi büroya göre uzayıp kısalıyor, ama şu on bir kalem olmadan yeni müşavir çalışmaya başlayamaz:
- Defterler — yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri; kâğıt dönemler için tasdikli asılları
- e-Defter ve berat dosyaları — imzalı defter paketleri ile GİB'e yüklenmiş berat dosyaları ve yükleme onayları
- Kapanış mizanı — açılış fişini üretecek kesin mizan, tüm hesap kırılımlarıyla
- Stok listesi — dönem sonu miktarları ve birim maliyetleriyle, sayım tutanağına bağlı
- Amortisman tablosu — iktisap tarihi, maliyet bedeli, faydalı ömür, uygulanan yöntem, birikmiş amortisman ve kalan değer
- Cari hesap ekstreleri ve mutabakat dosyası — alıcı ve satıcı bazında bakiyeler, imzalı mutabakat yazıları
- Verilen beyannameler ve tahakkuk fişleri — KDV, muhtasar, damga, geçici vergi ve yıllık beyannameler
- e-Beyanname erişimi — internet vergi dairesi kullanıcı bilgileri ve aracılık sözleşmesinin sistemdeki durumu
- e-Fatura ve e-Arşiv bilgileri — portal ya da entegratör hesabı, entegratör sözleşmesi, mali mühür teslim durumu
- SGK dosyası — işyeri şifresi, aylık prim ve hizmet belgeleri, personel özlük ve bordro kayıtları
- Sözleşme ve teşvik dosyaları — kira ve hizmet sözleşmeleri, yatırım teşvik belgesi, Ar-Ge ya da istisna dosyaları, vergi ve SGK borcu yoktur yazıları
Bu kalemlerin tamamı imzalı bir devir teslim tutanağına bağlanır. Tutanak, sonradan çıkacak "bu bende yoktu" tartışmasını bitiren tek belgedir.
Sorun Çıkaran Defterler Değil#
Defterlerin devri neredeyse hiç sorun olmuyor. e-Defter dönemine geçildiği için dosyalar zaten dijital, üstelik yüklenen beratlar GİB'de duruyor. Tıkanma her seferinde aynı dört kalemde yaşanıyor.
Devreden KDV. 190 numaralı hesabın bakiyesi, aralık dönemi KDV beyannamesindeki sonraki döneme devreden tutarla birebir tutmalı. Tutmadığında yeni müşavir ocak ayı beyannamesini yanlış devirle veriyor ve hata, fark edilene kadar her ay taşınıyor. Bu satır tek başına kontrol edilmeye değer.
Amortisman tablosu. Mizanda 257 hesabın toplam bakiyesini görmek yetmiyor; hangi kıymete ne kadar amortisman ayrıldığı, hangisinin faydalı ömrünün dolduğu, azalan bakiye yöntemi seçilmişse hangi oranın uygulandığı kıymet bazında gerekli. Bu tablo devredilmezse yeniden üretilmesi haftalar sürüyor ve çoğu zaman fatura asıllarına dönmeyi gerektiriyor.
Yeniden değerleme dosyası. Enflasyon düzeltmesinin askıda olduğu dönemde sabit kıymetler sürekli yeniden değerlemeye tabi tutulduysa, değer artışlarının 522 Maddi Duran Varlık Yeniden Değerleme Artışları hesabındaki izleme dökümü de devredilmeli. Bu döküm olmadan değerleme sonrası maliyetler üzerinden amortisman doğru hesaplanamıyor.
Geçmiş yıl zararları. Kurumlar vergisi beyannamesinde mahsup edilecek zararın hangi yıla ait olduğu takip edilmek zorunda, çünkü mahsup hakkı beş yılla sınırlı. Yıl bilgisi kaybolan zarar, pratikte kullanılamayan zarardır.
Stok listesi de aynı kategoride. Miktar var ama birim maliyet yoksa, dönem başı stok değeri tahminle konuluyor ve o tahmin doğrudan satılan malın maliyetini, dolayısıyla kârı bozuyor.
Devrin Doğru Takvimi#
En yaygın hata, kararın verildiği ay devri de yapmak. Hesap döneminin ortasında yapılan devir, aynı dönemi iki ayrı büroya bölüyor: ilk yarının kayıt mantığı, hesap kodlaması ve KKEG değerlendirmesi bir büroya, ikinci yarısı diğerine ait oluyor. Yıl sonunda mizan tek, sorumluluk ikili.
Temiz kesim hesap dönemi sonudur. 31 Aralık itibarıyla defterler kapanır, kapanış mizanı çıkarılır, yeni müşavir 1 Ocak'tan itibaren açılış fişiyle başlar.
Ama bu tarih, önceki dönemin bittiği anlamına gelmiyor. Aralık dönemine ait yükümlülükler ocak ve nisan arasına yayılıyor: KDV beyannamesi ayın 28'inde, muhtasar ve damga vergisi beyannameleri ayın 26'sında, dördüncü dönem geçici vergi beyannamesi dönemi izleyen ikinci ayın 17'sinde, yıllık kurumlar vergisi beyannamesi nisan ayının son gününde. e-Defter beratları ise dönemi izleyen dördüncü ayda — gelir vergisi mükellefinde ayın 10'u, kurumlar vergisi mükellefinde 14'ü. Bu tarihlerin tatil ve mali tatil kaydırmalarıyla birlikte hangi güne düştüğünü beyanname son gün takvimi aracından görebilirsiniz.
Devir Tarihi ile Sorumluluk Tarihi Aynı Şey Değil#
Yukarıdaki takvim, devir sözleşmelerinde en çok atlanan noktayı doğuruyor: 1 Ocak'ta devir yapılsa bile, önceki yılın kurumlar vergisi beyannamesi nisan sonunda, aralık beratı da nisan ortasında veriliyor. Bunları kim hazırlayacak?
İki uygulanabilir yol var. Ya eski müşavir önceki dönemi kurumlar beyannamesi ve son berat dahil kapatır, yeni müşavir yalnızca cari dönemi yürütür. Ya da yeni müşavir devraldığı bakiyelerle önceki dönemi de tamamlar, bu iş ayrıca ücretlendirilir.
Hangisi seçilirse seçilsin sözleşmeye yazılmalı. Yazılmadığında nisan ayında iki taraf da diğerinin yaptığını varsayıyor ve beyanname geç veriliyor. Yeni sözleşmenin, müşavirin yapmadığı işlerle ilgili aynı ayrımı taşıması da işi kolaylaştırıyor; devir, iş bölümünün yeniden yazıldığı tek fırsat.
Ücret tarafında bir referans noktası var: 2026 SMMM asgari ücret tarifesinde, 1. grup illerde işçisiz ve hizmet faaliyetli bir işletme için aylık defter tutma ücretinin tabanı bilanço esasında (limited şirket) 3.606 TL, işletme defterinde 1.145 TL'dir (KDV dahil; il grubu, faaliyet ve işçi sayısına göre değişir). Tarife asgari nitelikte olduğu için altına inilemiyor; teklifleri karşılaştırırken bu taban, "çok ucuz" bir teklifin neyi kapsamadığını sorgulatan iyi bir ölçü. Devirde yapılan geçmiş dönem kontrolü zaten aylık ücrete girmiyor — tarifenin dışında bırakılan işler ayrıca fiyatlanıyor.
Fesih, Ücret Alacağı ve Belgelerin İadesi#
Devir konuşmasının en gergin kısmı burası oluyor.
İşletmeye ait defter ve belgeler işletmenin malıdır. Meslek mensubunun ücret alacağı nedeniyle bunları alıkoyma hakkı bulunmuyor; ücret alacağı icra takibi ya da dava yoluyla ayrıca istenir. Buna karşılık işletmenin de ödenmemiş bir borcu varken devri zorlama hakkı yok; iki mesele hukuken ayrı yürüyor ama pratikte aynı masada çözülüyor.
Meslek mensupları arasında da bir usul var: işi devralacak olan, devirden önce mevcut meslek mensubuna yazılı bildirimde bulunur ve ücret alacağı olup olmadığını sorar. Bu adımın atlanması, yeni müşavir açısından haksız rekabet tartışması doğurabiliyor. İşletme sahibi olarak sizin göreviniz, iki tarafı da bu bildirim tamamlanmadan devri başlatmamaya ikna etmek.
Fesih ile devir tarihinin aynı güne getirilmesi, aradaki boşlukta beyanname kaçmasını önlüyor. Sözleşme 31 Aralık'ta sona eriyorsa yeni sözleşme 1 Ocak'ta başlamalı; internet vergi dairesindeki aracılık sözleşmesi de aynı tarihlerde güncellenmeli.
Yeni Müşavirin İlk Otuz Günü#
Devir tutanağı imzalandıktan sonra yapılacak işler bellidir; sıra bozulduğunda ilk beyanname tarihine yetişilmiyor.
İlk hafta erişimlerle geçer: internet vergi dairesi aracılık sözleşmesinin güncellenmesi, e-Fatura portal ya da entegratör hesabının devri, SGK işyeri şifresinin teyidi. Bu üçünden biri eksik kalırsa ay sonundaki ilk beyanname çıkmaz.
İkinci adım açılış fişi. Kapanış mizanı sisteme girilir, hesap kodları yeni müşavirin plan yapısıyla eşleştirilir. Eşleştirme sırasında en çok sorun çıkaran hesaplar 120 ve 320 grupları oluyor; eski büroda tek bir cari kodda toplanmış bakiyelerin müşteri bazına ayrıştırılması gerekiyor.
Üçüncü adım doğrulama. Açılış fişindeki dört satır, dışarıdan bir belgeyle karşılaştırılabilir ve mutlaka karşılaştırılmalı: devreden KDV aralık beyannamesiyle, banka bakiyeleri hesap ekstresiyle, kasa bakiyesi fiili sayımla, sabit kıymetler amortisman tablosuyla. Bu dört kontrol yarım gün sürüyor ve sonraki on iki ayın en verimli yarım günü oluyor.
Dördüncü adım eksiklerin listelenmesi. Devirde gelmeyen ne varsa yazılı olarak eski müşavire iletilir. Aradan üç ay geçtikten sonra istenen belge, çoğu zaman gelmiyor; ilk ay içinde istenen belge geliyor.
Devirde En Sık Atlanan Üç Şey#
Ba-Bs uyumu. Devir öncesi dönemlere ait form Ba ve Bs bildirimleriyle cari hareketlerin uyumsuz olması, düzeltme bildirimi gerektiriyor. Yeni müşavirin bu uyumsuzluğu kendiliğinden görmesi mümkün değil; devir sırasında sorulması gereken bir soru.
Sürmekte olan işlemler. Devam eden bir vergi incelemesi, verilmiş bir düzeltme beyannamesi, açılmış bir dava ya da yapılandırılmış bir borç varsa bunlar dosyanın parçası. Yapılandırma taksitlerinin ödeme takvimi devredilmediğinde taksit kaçıyor ve yapılandırma bozuluyor.
Personel tarafı. Kıdem ve ihbar yükümlülüğünün hesabında kullanılan işe giriş tarihleri, kullanılmayan yıllık izin bakiyeleri ve varsa iş sözleşmesi özel hükümleri özlük dosyasında durur. Bordro programından çıkan tarih ile özlük dosyasındaki tarih tutmadığında, fark ilk kıdem hesabında ortaya çıkıyor.
Devir Tutanağı Neye Benzemeli#
Uzun olmasına gerek yok. Tarih, iki tarafın unvanı, devredilen dönem aralığı ve teslim edilen kalemlerin listesi yeterli. Her kalemin yanına adet ya da dosya adı yazılır: "2025 yevmiye defteri, 1-4.318 numaralı yevmiye maddeleri", "2025 dönem sonu stok listesi, 214 kalem", "31.12.2025 kesin mizanı, 3 sayfa" gibi.
Muhafaza yükümlülüğü de tutanakta durur. Vergi Usul Kanunu defter ve belgeler için beş yıllık muhafaza süresi öngörüyor; Türk Ticaret Kanunu ticari defterler bakımından on yıl arıyor. Devirden sonra bu yükümlülük işletmede olduğu için, eski dönem evrakının fiziken nerede durduğu tutanağa yazılmalı.
Devri Kolaylaştıran Tek Şey: Verinin Sizde Olması#
Devir sancılı hale geldiğinde nedeni genellikle aynı: işletmenin ticari verisi yalnızca müşavirin programında duruyor. Cari bakiyeler, stok hareketleri, kesilen faturalar ve tahsilat kayıtları o programdan çıkmadığında, devir bir veri kurtarma operasyonuna dönüşüyor.
Ön muhasebenin işletmenin kendi sisteminde tutulduğu bir düzende bu sorun doğmuyor. PONEO'da cari, stok, fatura ve tahsilat kayıtları işletmenin hesabında durduğu için müşavir değişse de veri yerinde kalıyor; devirde konuşulacak şey resmî defterler ve beyannamelerle sınırlanıyor. Meslek mensuplarının yükümlülüklerine ilişkin düzenlemeler için TÜRMOB sitesindeki mevzuat bölümüne bakabilirsiniz.
- mali müşavir değiştirme
- muhasebe dosyası devri
- müşavirlik sözleşmesi feshi
- defter ve belge teslim tutanağı
- yeni mali müşavire geçiş
- eski müşavir ücret alacağı
