Cari hesap takibi, her müşteri ve tedarikçi için bakiyeyi, vadeyi ve hareketleri tek bir kayıtta tutmaktır. Mali müşavirle paylaşımın kolay olması ise o kaydın sizde ve müşavirde ayrı iki kopyaya bölünmemesine bağlıdır: aynı kayda yetkiyle bakabilen müşavir, her ay "şu cari tutmuyor" diye yazmak zorunda kalmaz.
Kısa cevap (5 Kasım 2026 itibarıyla): Cari takip üç kayıtla yürür: bakiye, vade ve hareket dökümü (ekstre). Cari sayısı azsa ve dosyayı tek kişi güncelliyorsa Excel yeterlidir; tahsilat ve banka hareketi elle eşleştirilmeye, dosya müşavirle gidip gelmeye başladığında kayıt iki kopyaya bölünür ve her ay mutabakat işine döner. Paylaşımı kolaylaştıran sistem müşavire dosya yollayan değil, ona aynı kayda rol bazlı erişim veren sistemdir; seçerken aşağıdaki altı soruya bakın. PONEO'da cari kartlar PRO paketinde yer alır ve müşavir erişimi ayrıca ücretlendirilmez.
Bu yazı programlara sıralama vermiyor. Paylaşımın hangi biçiminin hangi sorunu getirdiğini, bir sistemi hangi sorularla sınayacağınızı ve PONEO'nun bu sorulara bugün ne cevap verdiğini anlatıyor. İşin müşavirle nasıl bölüşüldüğünü mali müşavir ile mükellef arasındaki iş bölümü yazısında okuyabilirsiniz; burada konu yalnızca cari kaydın nerede durduğu ve kimin gördüğü.
Cari hesap takibi tam olarak neyi izler?#
Cari hesap, bir müşteri ya da tedarikçiyle aranızdaki borç-alacak ilişkisinin hesabıdır. Takip ettiğiniz şey tek bir tutar değil, üç ayrı kayıttır:
| Kayıt | Cevapladığı soru | Nereden oluşur |
|---|---|---|
| Bakiye | Bu cariye şu an ne kadar borçluyum, ondan ne kadar alacağım var? | Faturalar eksi tahsilat ve ödemeler |
| Vade | Bu tutarın ne kadarı ne zaman gelecek, ne kadarı gecikti? | Her faturanın vadesi |
| Hareket dökümü (ekstre) | Bu bakiye nasıl oluştu? | Fatura, tahsilat, ödeme, iade ve düzeltme satırları |
Üçünden biri eksikse takip eksiktir. Yalnızca bakiyeyi bilen tutarı görür ama tahsilatı planlayamaz; yalnızca vadeyi izleyen bakiyenin nasıl oluştuğunu açıklayamaz; ekstresi olmayan ise bakiye tutmadığında nedenini bulamaz. Aynı firma hem müşteriniz hem tedarikçiniz olabilir; iki yöndeki hareket aynı cari altında görünmezse karşılıklı bakiye konuşulurken ekstreler birbirini tutmaz.
Excel'de cari hesap takibi ne zaman yetmez hâle gelir?#
Cari sayınız azsa, dosyayı tek kişi güncelliyorsa ve müşaviriniz ayda bir dosya alıyorsa Excel işi görür; her işletmenin programa ihtiyacı yok. Sorun, şu işaretlerden birkaçı bir araya geldiğinde başlar:
- Aynı cari iki farklı yazımla açılmış ve bakiyesi ikiye bölünmüş.
- Tahsilat ve banka hareketi satırlara elle eşleniyor; bir ay atlandığında eşleşmeyen satırlar birikiyor.
- Müşavirle dosya "son hali", "son hali 2" adlarıyla gidip geliyor ve hangisinin güncel olduğu belli değil.
- Vadeyi hatırlamak bir kişinin hafızasına kalmış; o kişi izne çıkınca gecikme fark edilmiyor.
- Faturayı kestiğiniz yer ile cariyi tuttuğunuz yer ayrı; her belge iki kez yazılıyor.
Ortak payda şu: kayıt, kaynağından kopuk ve elle yazılan bir kopya. Kopya ne kadar özenle tutulursa tutulsun, kaynakla arasındaki fark ilk mutabakatta ortaya çıkar.
Cari kaydı mali müşavirle paylaşmanın yolları hangileri?#
Paylaşım düzenleri dört başlıkta toplanabilir. Hiçbiri "yanlış" değil; farkları kaydın kimde durduğunda ve müşavirin neyi gördüğünde.
| Yol | Kayıt kimde? | Müşavir ne görür? | Zayıf yanı |
|---|---|---|---|
| Dosya göndermek (e-posta, mesajlaşma) | İki kopya: sizde ve müşavirde | Gönderdiğiniz andaki hâli | Dosya gönderildiği gün eskir; sürümler karışır; kanal güvenliği ayrı bir konu |
| Ortak bulut tablosu | Tek kopya, serbest yapı | Tablonun güncel hâli | Biçim kuralı ve hata kontrolü yok; fatura ve banka ile bağı elle kurulur |
| Müşavir erişimi olan ön muhasebe programı | Tek kopya, kayıt kaynaktan oluşur | Ona tanıdığınız rolün izin verdiği ekranlar | Program seçimi ve geçiş emeği gerekir; cari modülü her pakette olmayabilir |
| Müşavirin kendi programı | Kayıt müşavirde, siz giriş yaparsınız | Müşavirin açtığı ekranlar | Müşavir değişirse verinin çıkışı sizin elinizde olmayabilir |
Dosya göndermek en kolay yol; ama paylaşım sorununu çözmez, erteler. Kayıt ikiye bölündüğü an "hangisi doğru?" sorusu doğar. Hangi kanalın hangi veri için uygun olduğu ayrı bir konu ve KVKK ve mali müşavirle veri paylaşımı yazısında ele alınıyor. Son yolun müşavir değişikliğinde neye mal olduğunu ise dosya devri yazısında görebilirsiniz.
Müşavirle veri paylaşımı kolay bir cari hesap takip sistemi nasıl seçilir?#
Sistem adlarını sıralamak yerine bir sistemi altı soruyla sınayın; cevaplar bir ürün listesinden daha uzun yaşar:
- Müşavir kopyaya mı, kayda mı bakıyor? Gördüğü ekran sizin girdiğiniz kayıtla aynı veri mi, yoksa dışa aktarılmış bir dosya mı? İkincisi, dosya göndermenin daha düzenli bir biçimidir.
- Yetki rol bazında ayrılıyor mu? Müşavirin hangi ekranları görüp neyi değiştirebileceğini siz belirleyebilmelisiniz; ekipten kimin bakiye gördüğü de aynı ayarla yönetilmeli.
- Bakiye kaynağından mı doğuyor? Fatura kesildiğinde ve banka hareketi geldiğinde cari kendiliğinden güncelleniyorsa kopya riski küçülür; her şey elle yazılıyorsa program yalnızca daha düzenli bir Excel'dir.
- Ekstre ve bakiye dışarı alınabiliyor mu? Müşavirin programına aktarmak ya da karşı tarafla mutabakat için tablo dosyası çıkarmak gerekecektir.
- Müşavir erişimi ek ücret mi? Ücret erişim sayısına bağlıysa paylaşım pratikte kısıtlanır; bunun fiyat sayfasında yazılı olmasını isteyin.
- Çıkış yolu yazılı mı? Abonelik bittiğinde cari kartlarınızı ve bakiyelerinizi standart biçimde indirebilmelisiniz; "talep üzerine veririz" bir taahhüt değildir.
Bu altı soru yalnızca cari için değil, ön muhasebe seçiminin tamamı için geçerli. Kriterlerin geri kalanını ve kontör maliyetini ön muhasebe programı nasıl seçilir rehberinde bulabilirsiniz.
Bakiye yetmez, vade dağılımı neden gerekir?#
Aynı bakiye çok farklı iki durumu gizleyebilir. Bir müşterinizin açık bakiyesi 80.000 TL ise tahsilat planını değiştiren şey, bu tutarın hangi vadelere yayıldığıdır. Aşağıdaki tutarlar hesap örneğidir.
| Açık fatura | Tutar | Vade |
|---|---|---|
| Fatura 1 | 40.000 TL | 30 gün |
| Fatura 2 | 25.000 TL | 45 gün |
| Fatura 3 | 15.000 TL | 60 gün |
| Toplam / ağırlıklı ortalama | 80.000 TL | yaklaşık 40,3 gün |
Ağırlıklı ortalama vade, her vadeyi tutarıyla çarpıp toplam tutara böler: (40.000 × 30 + 25.000 × 45 + 15.000 × 60) ÷ 80.000. Basit ortalama 45 gün verirdi; ağırlıklı hesap en büyük faturanın kısa vadesini yansıttığı için daha erken bir tahsilat tarihi gösteriyor. Ortalama vade aracı bu hesabı kendi faturalarınızla yapar; iki ortalamanın neden ayrıştığını ağırlıklı mı aritmetik mi yazısı anlatıyor.
Müşavire bakiyeyi tek rakam olarak göndermek eksik bilgidir; vadeye bağlı dönem sonu işlemlerinde (örneğin senet reeskontu) vade dağılımı da gitmelidir. Vadeli satışın finansman bedeli için vade farkı, gecikmenin maliyeti için tahsilat gecikme maliyeti, vadesi geçen alacağa işleyen faiz için yasal faiz araçları var; üçü de cari kayıtta zaten bulunan tutar ve tarihleri ister.
Cari mutabakat ne zaman ve nasıl yapılır?#
Cari mutabakat denince iki ayrı iş kastediliyor ve karıştırıldığında zaman kaybettiriyor:
- Karşı taraf mutabakatı: Müşteriniz ya da tedarikçinizle bakiyenin aynı olduğunu teyit etmek. İki taraf ekstreyi karşılaştırır.
- Müşavir mutabakatı: Cari kayıtlarınızdaki bakiyelerin müşavirin defterindeki alıcı ve satıcı hesaplarıyla aynı olduğunu teyit etmek.
İkincisi, müşavirle aynı kayda baktığınız bir düzende büyük ölçüde kalkar, çünkü karşılaştırılacak iki ayrı kayıt yoktur. Dosya göndererek çalışıyorsanız sıra şöyle olmalı:
- Aynı kesit tarihini seçin. Biri ay sonunu, diğeri ayın ortasını alırsa fark kendiliğinden doğar.
- Toplamı değil, cari bazında bakiyeleri karşılaştırın. Toplamdaki sıfır fark, carilerdeki farkların birbirini götürmesinden de gelebilir.
- Her farkı üç kovadan birine koyun. Bir tarafta kayda girmemiş belge; farklı tarihe ya da farklı cariye yazılmış tahsilat veya ödeme; tek tarafta işlenmiş iade veya düzeltme.
- Farkı kopyada değil, kaynak belgede kapatın. Yanlış satırı düzeltip belgeyi olduğu gibi bırakırsanız fark bir sonraki aya taşınır.
Takvim olarak uygulamada mutabakat genellikle ay sonu bakiyeleriyle ve yıl kapanışından önce yapılır. Müşavirin ayın hangi gününde hangi belgeye ihtiyaç duyduğunu aylık belge teslimi yazısı takvim olarak veriyor. Ortaklarla olan cari hesap ise ayrı bir konu; ortak cari hesabı yazısında anlatılıyor.
PONEO'da cari takip ve müşavir paylaşımı nasıl çalışıyor?#
PONEO'da cari kartlar PRO paketinde yer alır; kartta müşteri ve tedarikçi bakiyesi ve ekstre bulunur. Tahsilatı ilgili faturaya karşı kaydeder, tahsilat raporundan izlersiniz; vadesi geçen alacaklar panoda ayrı bir listede toplanır ve vadesi yaklaşan ve geçen faturalar için cariye otomatik hatırlatma e-postası gider. Kasa, banka ve çek hareketlerini PONEO'da siz kaydedersiniz; banka hareketlerinin otomatik akışı ve cari hesaplarla otomatik eşleşmesi yakında. Ücretsiz denemede cari ve belgelerinizi taslak olarak kaydedersiniz ve abone olduğunuzda olduğu gibi kalır.
Yukarıdaki altı soruya PONEO'nun bugünkü cevabı:
| Soru | PONEO'da |
|---|---|
| Müşavir kayda mı bakıyor? | Müşavirinizi hesaba davet edersiniz; aynı güncel veriyi sizinle eş zamanlı görür |
| Yetki rol bazında mı? | Ekip arkadaşlarınızın ve müşavirinizin yetkileri rol bazında yönetilir |
| Bakiye kaynağından mı doğuyor? | Bakiye fatura, tahsilat ve ödeme kayıtlarından oluşur; banka hareketlerinin otomatik eşleşmesi yakında |
| Ekstre ve bakiye dışarı alınabiliyor mu? | Toplu dışa aktarım (Excel, CSV) yok; fatura, irsaliye ve teklifler PDF olarak, yüklediğiniz ekler de olduğu gibi indirilir |
| Müşavir erişimi ücretli mi? | Hayır, müşavir erişimi ayrıca ücretlendirilmez; mali müşavir paneli süresiz ücretsizdir |
| Çıkış yolu yazılı mı? | Fesih sonrası koşullar Kullanıcı Sözleşmesi'nde yazılı; toplu dışa aktarım olmadığı için belge PDF'lerini abonelik sürerken indirin |
Sınırları da bilmek gerekir. Cari kartlar LITE'ta yok: LITE gelen belgeleri toplamak, giderleri yapay zekâyla sınıflamak ve GİB e-Arşiv için; cari, stok ve kasa-banka PRO ile geliyor. PONEO defter tarafını da yapmaz: e-Defter ve berat bugün panelde yok, DBS aktarımı da yok. Bunlar müşavirinizde kalır; PONEO ön muhasebe tarafını yürütür, müşaviriniz de aynı güncel veriye erişir. Satışınızın merkezi pazaryeri entegrasyonlarıysa PONEO kime uygun değil sayfasını da okuyun.
Müşaviriniz PONEO kullanmıyorsa onu tek tıkla ücretsiz panele davet edebilir ya da fatura, irsaliye ve teklif PDF'lerini ve yüklediğiniz belgeleri indirip ona iletebilirsiniz; panelin müşavir tarafındaki kapsamı mali müşavirler için PONEO sayfasında anlatılıyor. Fiyatlar bu yazıda yok; güncel tutarlar için fiyatlandırma sayfasına bakın.
Kapsam notu: Bu yazı bir mevzuat rehberi değil, uygulama rehberi; kanun maddesi, oran ya da limit içermiyor. Tutarlar yukarıda belirtildiği gibi hesap örneğidir. PONEO'ya ilişkin bilgiler, yazının tarihi itibarıyla sitedeki paket, SSS ve e-Dönüşüm sayfalarında yazılı olan kapsama göre verildi; kapsam değiştiğinde yazı güncellenir.
- cari hesap takibi nasıl yapılır
- cari hesap takip programı
- cari hesap takip sistemi
- mali müşavirle veri paylaşımı
- cari hesap ekstresi
- cari hesap mutabakatı
- müşteri tedarikçi cari
- ön muhasebe programı
Muhasebe sözlüğünde: Cari hesap
Cari ekstre: Her carinin ekstresi, bakiyenin hangi hareketlerden oluştuğunu gösterir; tutmayan bir rakamın izini oradan sürersiniz.
